С 1 января 2024 года работодатель вправе не облагать НДФЛ и взносами компенсацию удаленщику в связи с использованием имущества в пределах 35 руб. за отработанный день без подтверждения документами.
Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию. Работодатель вправе не выплачивать компенсацию за использование личного имущества, если предоставляет оборудование для работы (ст. 312.6 ТК).
Если работодатель не платит компенсацию расходов дистанционному сотруднику в связи с использованием личного имущества, ему грозит штраф за нарушение правил трудового законодательства. Размер штрафа составляет от 30 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП).
Помимо штрафа по пункту 1 статьи 5.27 КоАП, к работодателю может обратиться работник с заявлением за возмещением ущерба. Работодатель в течение 10 дней обязан рассмотреть заявление работника и принять соответствующее решение. Если работник не получит ответ или не будет им удовлетворен, то он вправе обратиться в суд. Основание – статья 235 ТК.
Оформление и выплата
Работодатель платит компенсацию дистанционным сотрудникам в двух случаях. Когда не обеспечил их оборудованием и другими средствами для работы или когда возмещает расходы при их использовании.
Для выплаты компенсации определитесь, какие расходы планируете компенсировать. Установите размер компенсации – фиксированный или расчетный, от этого зависит список документов, которые оформляет работодатель и предоставляет работник.
Размер
Размер компенсации дистанционному сотруднику в связи с использованием личного имущества работодатель и работник определяют самостоятельно.
Но есть ограничения, которые связаны с расчетом НДФЛ, взносов, учетом расходов при расчете налога на прибыль. Их нужно учитывать при оформлении компенсаций – указать размер компенсации или способ ее расчета в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте.
В НК установлены два варианта учета компенсации.
- Первый – в пределах 35 руб. за каждый отработанный дистанционно день.
- Второй – в размере фактических затрат, подтвержденных документами.
Работодатель вправе установить для одних работников компенсацию на основании подтверждающих документов, для других – фиксированную сумму в пределах 35 руб. Это не запрещено. Главное, чтобы из документов было ясно, какой способ компенсации действует в отношении конкретного сотрудника. Сочетать оба способа в отношении одного работника нельзя.
Документы
Документы для оформления компенсации дистанционному сотруднику расходов в связи использованием личного имущества делятся на три вида.
- В одних устанавливают порядок выплаты компенсации и способ определения ее размера.
- В других указывают исчисленный размер за месяц, указание бухгалтеру о выплате конкретной суммы – если это необходимо.
- Третий вид документов нужен для подтверждения расходов – если это необходимо, их предоставляет работник: документы о приобретении или аренде оборудования, оплате интернета, покупке расходных материалов.
Документы, чтобы установить компенсацию
Документы, в которых можно установить компенсации, перечислены в трудовом и налоговом законодательстве. Это статья 312.6 ТК, подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК. С 2024 года в связи с расширением правил исчисления НДФЛ и взносов с компенсаций документы будут перечислены в пункте 1 статьи 217, подпункте 2 пункта 1 статьи 422 НК в редакции Закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ.
Установить правила выплаты компенсации и ее размер достаточно в одном из документов:
- трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к трудовому договору;
- коллективном договоре;
- локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, например в положении о дистанционной работе.
Возможен и такой вариант – закрепить в локальном нормативном акте список компенсируемых расходов, способ расчета компенсации. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему дать ссылку на этот акт.
Укажите в документах способ компенсации – на основании подтверждающих документов или в фиксированном размере в пределах 35 руб. в месяц. Отразите вариант корректировки суммы компенсации – в зависимости от количества отработанных дистанционно часов или дней.
Для начисления компенсации бухгалтеру нужен приказ. Компенсацию перечисляют платежным поручением или выплачивают из кассы.
Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.